Optimisation reporting

#1 par **hgsbnt** » 09 Fév 2011 à 01:21

Bonsoir à tous,

Voilà, je cherche de la littérature et/ou de quoi documenter une présentation sur l'optimisation du "reporting" dans une société. Dans le cadre de mon boulot, je vais devoir initier une réflexion quant à l'amélioration et l'optimisation du processus de clôture de fin de mois chez nous au bureau. Nous devrons à l'avenir diminuer le nombre de jours de la clôture mensuelle (passer de 4 jours actuellement à probablement 2 jours). Pour ce se faire, nous migrons pour certaines filiales sur SAP mais nous devrons toujours travailler sur Excel pour d'autres tâches. C'est là que le bât blesse dans la mesure où les capacités de calcul, d'analyse etc offertes par Excel ne sont pas correctement exploitées. D'une façon générale, le personnel est mal formé pour une utilisation optimale d'Excel et la répétition de l'encodage se répète à n'en plus finir entre différents fichiers exploitant bien souvent les mêmes données mais celles-ci sont souvent sauvées à bien des endroits différents. Ceci a bien souvent pour conséquence une perte de temps assez importante entre l'encodage, la vérification et la correction des erreurs éventuelles sans compter les modifications à apporter aux fichiers afin d'exploiter autrement l'information.

Vos idées, suggestions, remarques sont les bienvenues.

Merci.

#2 par **corintin** » 09 Fév 2011 à 07:24

SAP > BI ?

#3 par **SudPigalle** » 09 Fév 2011 à 07:26

Je pense que, même avec une réelle bonne volonté, il est difficile de t'aider avec l'explication sommaire donnée.

JP

#4 par **hgsbnt** » 09 Fév 2011 à 10:16

corintin » 09 Fév 2011, 07:24 a écrit:SAP > BI ?

BI est déjà en partie utilisé mais je dois encore apprendre à le maîtriser mais dans un premier temps, ce n'est pas la solution. A termes, on y arrivera.

Cependant, toutes nos données ne seront pas forcément reprises en SAP et donc on sera quasi tjs obligé de passer d'une manière ou d'une autre par Excel pour différents rapports comme des rapports de productions (pas des $ mais des Tonnes et Kg).

#5 par **hgsbnt** » 09 Fév 2011 à 10:27

SudPigalle » 09 Fév 2011, 07:26 a écrit:Je pense que, même avec une réelle bonne volonté, il est difficile de t'aider avec l'explication sommaire donnée.

JP

D'une manière générale, je me suis rendu compte au fil des années que trop souvent la personne 1 se fait son petit fichier Excel sur le côté et que si la personne 2 a besoin de ces data, elle réexploite à son tour dans un deuxième fichier sur le côté les données de la personne 1 en réencodant à son tour et ainsi de suite. Rarement, les données sont correctement centralisées et exploitées de façon plus étendue par différentes personnes exploitant toutes une seule et même base de données.

Nous devons arriver à contrôler une partie de nos données qui sortent d'un ERP (volumes Tonne et Kg) qui sont ensuite réinjectées dans une autre ERP (pas encore SAP mais ça viendra) afin d'en obtenir des $.

Pour la partie Excel, je voudrais arriver à imposer l'usage bcp plus intensif des Tableaux croisés dynamiques qui offrent de réelles capacités d'analyse tout en gardant une énorme capacité d'exploitation car on a une souplesse au niveau des données que l'on peut exploiter facilement de différentes manières ce qui est rarement le cas d'un tableau tout fait bien joli mais dont les data sont figées.

Est-ce un peu plus claire?

#6 par **SudPigalle** » 09 Fév 2011 à 11:03

Oui

Il suffit juste de préparer ou faire préparer des "modèles" de tableau proches de ceux utilisés par les intervenants

Mais

En veillant à ce que les suivants en recevant le tableau du voisin pré remplisse le sien automatiquement avec les données "utiles"'des autres acteurs

Il faut juste un peu de travail sur les matrices

JP

#7 par **pascal94** » 09 Fév 2011 à 11:13

Un peu d'access à la place d'excel.

Pascal.

#8 par **JérômeB** » 09 Fév 2011 à 13:36

hgsbnt » Aujourd’hui à 00:21 a écrit:Bonsoir à tous,

Voilà, je cherche de la littérature et/ou de quoi documenter une présentation sur l'optimisation du "reporting" dans une société. Dans le cadre de mon boulot, je vais devoir initier une réflexion quant à l'amélioration et l'optimisation du processus de clôture de fin de mois chez nous au bureau. Nous devrons à l'avenir diminuer le nombre de jours de la clôture mensuelle (passer de 4 jours actuellement à probablement 2 jours). Pour ce se faire, nous migrons pour certaines filiales sur SAP mais nous devrons toujours travailler sur Excel pour d'autres tâches. C'est là que le bât blesse dans la mesure où les capacités de calcul, d'analyse etc offertes par Excel ne sont pas correctement exploitées. D'une façon générale, le personnel est mal formé pour une utilisation optimale d'Excel et la répétition de l'encodage se répète à n'en plus finir entre différents fichiers exploitant bien souvent les mêmes données mais celles-ci sont souvent sauvées à bien des endroits différents. Ceci a bien souvent pour conséquence une perte de temps assez importante entre l'encodage, la vérification et la correction des erreurs éventuelles sans compter les modifications à apporter aux fichiers afin d'exploiter autrement l'information.

Vos idées, suggestions, remarques sont les bienvenues.

Merci.

De ce que j'en comprends, ta problématique est davantage organisationnelle que liée à un outil.
Excel (et la fonction tableaux croisés dynamiques) permet bcp de choses et d'autres outils comme Business Object sont des solutions intéressantes aussi.
Mais, tout cela ne résoudra rien si le processus de traitement et d'exploitation des données n'est pas clairement défini entre les différents utilisateurs.
Qui alimente les data, qui les héberge, qui les exploite, qui les communique ...

JérômeB

#9 par **hgsbnt** » 09 Fév 2011 à 15:17

Jérôme,

Oui tu as raison, d'un point de vue organisationnelle, on est loin du compte mais il faut avouer que pour certains ils trainent un passif assez lourd d'avoir hérité de vieux fichiers Excel qui ne sont plus du tout en phase avec l'évolution de cette application ... ça marche (mal à mon sens) alors pourquoi changer? Peu connaissent aussi Excel et lorsque je parle de tableaux croisés dynamiques, on me prend pour un marsien ... tu vois le problème.

Pour BI, le gros soucis est que la compagnie principale n'a tjs pas migré sur SAP, ça ne sera pas avant 6 mois donc on est contraint et forcé de continuer un peu comme avant.

Je vais voir tout ça une fois que je vais m'atteler à la tache.

Merci pour vos réponses.

#10 par **SudPigalle** » 09 Fév 2011 à 15:25

Pour être clair par rapport à mes deux messages et celui de Jerôme, aujourd'hui les problèmes techniques de développement ou passerelles sont derrière nous.

Votre problème sera traité par une collecte des documents existants, l'analyse des besoins de chacun et une synthèse opérationnelle pour la transmettre aux hommes de l'art du tableau excel ou de business object

JP

#11 par **Précieuse_ridicule** » 09 Fév 2011 à 15:37

hgsbnt » 09 Fév 2011, 15:17 a écrit:Jérôme,

Oui tu as raison, d'un point de vue organisationnelle, on est loin du compte mais il faut avouer que pour certains ils trainent un passif assez lourd d'avoir hérité de vieux fichiers Excel qui ne sont plus du tout en phase avec l'évolution de cette application ... ça marche (mal à mon sens) alors pourquoi changer? Peu connaissent aussi Excel et lorsque je parle de tableaux croisés dynamiques, on me prend pour un marsien ... tu vois le problème.

Pour BI, le gros soucis est que la compagnie principale n'a tjs pas migré sur SAP, ça ne sera pas avant 6 mois donc on est contraint et forcé de continuer un peu comme avant.

Je vais voir tout ça une fois que je vais m'atteler à la tache.

Merci pour vos réponses.

Bonjour,

+1 sur un outil comme BO pour gérer la phase transitoire. L avantage de BO est d être facile à utiliser (coût raisonnable) et il s avèrera complémentaire du BW SAP. Le temps d apprentissage ne sera donc pas perdu.

Maintenant un projet de ce type est aussi (et surtout) un projet d organisation et de mise à plat des procédures/processus internes ; l outil seul ne résoudra rien.
On peut donc s interroger sur le bien fondé de mener cette démarche (en amont d un projet SAP) alors que l on ne se sent pas armé pour le faire. Il pourrait être plus judicieux d attendre et de voir comment va s organiser le reporting groupe apporté par SAP (axes d analyse, granularité, éléments de coût, ...)

Punaise, on parle SAP sur les forums de hifi, ça craint.

Ugo

#12 par **corintin** » 09 Fév 2011 à 17:14

Précieuse_ridicule a écrit:Punaise, on parle SAP sur les forums de hifi, ça craint.

cela ne serait jamais arrivé du temps de l'ancien forum vert ! :mrgreen:

#13 par **Précieuse_ridicule** » 10 Fév 2011 à 10:07

Hello Corintin,

Je suis bien d accord avec toi; La j ai presque cru que Jérôme et JP allaient lui faire une offre commerciale.
On est tombé bien bas !!!!

Ugo

#14 par **SudPigalle** » 10 Fév 2011 à 12:06

Nous voulions juste éviter que le contrat marge en Suisse

De plus, si tu as bien lu notre ami veut planter un gros clou avec son joli marteau mais il ne sait pas encore où et comment ...il reste un bout de chemin.

JP

#15 par **Précieuse_ridicule** » 10 Fév 2011 à 22:01

Si tu voyais le prix des loyers, tu me laisserais tranquillement faire mes ronds sur notre proie ami.

#16 par **Arradon** » 11 Fév 2011 à 00:03

hgsbnt » 09 Fév 2011, 00:21 a écrit:Bonsoir à tous,

Voilà, je cherche de la littérature et/ou de quoi documenter une présentation sur l'optimisation du "reporting" dans une société. Dans le cadre de mon boulot, je vais devoir initier une réflexion quant à l'amélioration et l'optimisation du processus de clôture de fin de mois chez nous au bureau. Nous devrons à l'avenir diminuer le nombre de jours de la clôture mensuelle (passer de 4 jours actuellement à probablement 2 jours). Pour ce se faire, nous migrons pour certaines filiales sur SAP mais nous devrons toujours travailler sur Excel pour d'autres tâches. C'est là que le bât blesse dans la mesure où les capacités de calcul, d'analyse etc offertes par Excel ne sont pas correctement exploitées. D'une façon générale, le personnel est mal formé pour une utilisation optimale d'Excel et la répétition de l'encodage se répète à n'en plus finir entre différents fichiers exploitant bien souvent les mêmes données mais celles-ci sont souvent sauvées à bien des endroits différents. Ceci a bien souvent pour conséquence une perte de temps assez importante entre l'encodage, la vérification et la correction des erreurs éventuelles sans compter les modifications à apporter aux fichiers afin d'exploiter autrement l'information.

Vos idées, suggestions, remarques sont les bienvenues.

Merci.

J'ai une solution.
Un bon audit. Vite fait sur le gaz. Les spécialistes débarquent et analysent tout à donf'.
Tu raques 5000 ou 6000 euros (un prix d'ami), et on te refile de la préconisation à gogo.
C'est pas cher, compte tenu des bénéfices à court terme que tu vas en tirer.
En plus, tu auras le powerpoint explicatif illustré.
Alors ?

#17 par **SudPigalle** » 11 Fév 2011 à 03:24

J'ai une solution.
Un bon audit. Vite fait sur le gaz. Les spécialistes débarquent et analysent tout à donf'.
Tu raques 5000 ou 6000 euros (un prix d'ami), et on te refile de la préconisation à gogo.
C'est pas cher, compte tenu des bénéfices à court terme que tu vas en tirer.

_______________________

Vu le boulot tu es loin du compte pour la facture

Pour le retour sur investissement tu as raison, si l'amortissement est fait sur quelques mois où est la dépense ? Disparue.

Le paiement de cette facture en devient un réel plaisir.
De plus si c'est Precieuse qui marge, le gars aura même la sensation d'avoir fait un placement hautement rentable en Helvetie.

Elle n'est pas belle ma vision des choses ?

Les problèmes de temps perdu et donc d'argent gaspillé deviennent avec un coup de baguette magique des placements stratégiques à haute et rapide rentabilité.

Dans une entreprise il est parfois plus utile de rechercher à éliminer les océans de pertes qu'à optimiser les niches de profits marginaux.

JP

#18 par **JérômeB** » 11 Fév 2011 à 08:54

SudPigalle » Hier à 11:06 a écrit:Nous voulions juste éviter que le contrat marge en Suisse

De plus, si tu as bien lu notre ami veut planter un gros clou avec son joli marteau mais il ne sait pas encore où et comment ...il reste un bout de chemin.

JP

Si on parle marteau et clou, pas de doute, c'est un job pour moi.
L'audit à la patafix va coûter bonbon, mais faut ce qu'il faut ...

JérômeB

#19 par **chris94** » 11 Fév 2011 à 15:03

Je suis bien content d'être à la retraite...
Chris94